Politica di conservazione dei dati

Questo è il documento in cui vivono tutti i termini di conservazione del Servizio BGates. Gli altri documenti — l'Informativa sulla protezione dei dati, l'Informativa per chi è stato abilitato ad aprire un Varco, l'Accordo sul trattamento, le Condizioni — li richiamano e ne riportano alcuni per comodità di lettura. Se un altro documento dovesse dire un numero diverso da quello scritto qui, vale quello scritto qui.

Non usiamo, in nessun punto, la formula «per il tempo necessario». Dove c'è un termine c'è un numero, e accanto al numero c'è il motivo.

Titolare: Business Gates S.r.l., Via Ripamonti 44, 20141 Milano, P.IVA 05759280968. Per qualunque richiesta su questo documento: info@bgates.it.

1. Come si legge questo documento

Le tabelle hanno sempre le stesse sei colonne.

• Categoria — di che dato si parla, con il nome che usiamo in tutti i documenti.
• Perché lo conserviamo — la finalità. Non è un elenco di buoni propositi: è ciò che

autorizza il termine della colonna accanto.

• Per quanto — il numero.
• Perché proprio tanto — la giustificazione del numero. Un termine senza motivo è un termine

che non si difende.

• Che cosa succede dopo — la modalità: cancellazione, anonimizzazione o mascheramento. Sono

tre cose diverse e in questo documento non vengono mai scambiate (sezione 2).

• Dove sta la regola tecnica — il punto del Servizio che esegue materialmente la regola.

Quasi tutte le regole le esegue un job notturno (sezione 8); alcune le esegue la rotazione dei registri di sistema; una la esegue il ripristino di fabbrica dell'Apparato.

Le tabelle sono divise in due, perché non tutti i dati sono nostri: nella sezione 4 ci sono i dati del Varco, di cui il Cliente è titolare e noi siamo responsabili per suo conto; nella sezione 5 quelli di cui siamo titolari noi. La distinzione non è formale: cambia chi può decidere un termine più breve e a chi vanno indirizzate le richieste.

2. Le tre parole che usiamo, e che non scambiamo mai

Cancellazione. La riga o il campo spariscono dai sistemi attivi. Restano per il tempo della rotazione nelle copie di sicurezza (sezione 7), e poi spariscono anche da lì.

Anonimizzazione. La riga resta, ma perde i dati che permettono di risalire a una persona: il nome viene tolto, del numero di telefono restano solo le ultime tre cifre. Quello che resta è un evento — «alle 18:42 del 3 marzo qualcuno ha aperto» — che non è più un dato personale e che non si può riportare indietro.

Mascheramento. Il dato è ancora nei nostri archivi, ma a schermo se ne vedono solo le ultime tre cifre. È una misura che protegge da chi guarda, non da chi ha accesso al database: per questo, dove c'è un mascheramento, c'è sempre anche un termine di cancellazione o di anonimizzazione accanto. Il mascheramento da solo non è una politica di conservazione.

Quando in questo documento si legge «riga tecnica» si intende l'evento privato di nome e numero, cioè ciò che resta dopo l'anonimizzazione.

3. Due cose che valgono per tutte le tabelle

Nessun termine dipende da un consenso. Non ti chiediamo il permesso di conservare i dati, e non te lo chiediamo perché il consenso non è la base giuridica di questi trattamenti: sono il contratto, un obbligo di legge o un interesse legittimo, e stanno scritti uno per uno nell'Informativa sulla protezione dei dati (/privacy). Di conseguenza non esiste una casella da spuntare per allungare un termine, e non esiste una casella da togliere per accorciarlo: per chiedere una cancellazione anticipata c'è la sezione 11.

I termini valgono anche mentre il rapporto è in corso. Non sono un effetto della cessazione. Il Registro delle aperture di un Varco attivo viene anonimizzato a 12 mesi esattamente come quello di un Varco dismesso.

4. I dati del Varco: il Cliente decide, noi conserviamo per lui

Di questi dati il Cliente è titolare e BGates è responsabile ai sensi dell'art. 28 GDPR. Il Cliente può chiederci termini più brevi per il proprio Varco; non può chiederceli più lunghi di quelli dichiarati qui.

5. I dati di cui siamo titolari noi

6. Che cosa significa che i termini decorrono da oggi

Questi termini si applicano da questa versione del documento, e dalla stessa data sono in funzione le cancellazioni automatiche che li eseguono: il job notturno della sezione 8, la pulizia dei token di sessione, la rotazione dei registri e delle copie di sicurezza.

Va detto con precisione, perché la differenza fra una regola scritta e una regola in funzione è esattamente ciò che conta: prima di questa versione il Servizio conservava i dati applicativi senza un termine dichiarato. Non è una sfumatura, ed è la ragione per cui questo documento esiste. I dati già presenti alla data di entrata in vigore seguono gli stessi termini, calcolati dal momento in cui sono stati raccolti.

L'unica regola di questo documento non ancora in funzione è la cancellazione dei file che l'Apparato carica sul server di manutenzione: è scritta nella sezione 14 e non altrove.

7. Le copie di sicurezza

Ogni notte facciamo una copia dei database e dei file di configurazione. La copia è cifrata con GPG AES-256, è accompagnata da un codice di controllo che ne verifica l'integrità, ed è conservata in una cartella leggibile dal solo utente di sistema che la produce. La ritenzione è di 14 giorni, per rotazione automatica.

Che cosa vuol dire per te: quando un dato viene cancellato dai sistemi attivi, può restare nelle copie di sicurezza fino a 14 giorni, e poi sparisce anche da lì. Non ripristiniamo una copia per recuperare un dato cancellato su richiesta di qualcuno.

Due fatti che diciamo perché sono veri, non perché ci convengano:

• le copie si trovano sulla stessa macchina che eroga il Servizio. Non esiste oggi una copia

fuori sede: la perdita della macchina sarebbe anche la perdita delle copie. È una misura decisa e non ancora in funzione, ed è registrata come tale nella nostra valutazione d'impatto;

• le copie non comprendono gli allegati e i messaggi vocali della corrispondenza di

assistenza, né gli archivi delle aree di prova interne.

8. Dove sta la regola tecnica: il job notturno

Quasi tutte le regole delle tabelle sono eseguite da un unico job notturno del gestionale, che parte ogni notte alle 04:40 e scrive, a ogni esecuzione, una riga con il conteggio di ciò che ha anonimizzato e cancellato. Ogni termine è una chiave di configurazione, espressa in giorni, e si può solo accorciare: allungarla oltre il valore dichiarato in questo documento significherebbe rendere falso il documento.

Fuori da questo job restano, e lo diciamo perché tu sappia che non è tutto nello stesso posto:

• la pulizia dei token di sessione, che gira ogni notte alle 04:17 ed era l'unica

cancellazione automatica di dati già in funzione prima di questo documento;

• la riduzione dei dati grezzi degli eventi di pagamento e la cancellazione delle

registrazioni tecniche delle chiamate verso l'operatore SIM, eseguite dal sistema di attivazione;

• il mascheramento a schermo del numero di chi chiama senza essere abilitato, che non è un

job: avviene al momento in cui la riga viene mostrata, da subito;

• la rotazione dei registri di sistema (14 e 60 giorni) e delle copie di sicurezza

(14 giorni), che sono regole del sistema operativo e non del gestionale;

• la cancellazione della Rubrica di bordo, che si esegue sull'Apparato e non sui nostri

server.

9. Che cosa succede quando elimini il tuo Account

L'eliminazione dell'Account dalla propria Area riservata, e la cancellazione integrale che ne segue, sono in funzione dalla data di entrata in vigore di questa versione.

Puoi eliminare il tuo Account dalla tua Area riservata: nella dashboard, dal menu del profilo alla voce «Documenti legali e i tuoi dati», oppure all'indirizzo https://app.bgates.it/profilo. La conferma avviene con un codice inviato al tuo indirizzo email. Se preferisci, puoi sempre chiedercelo scrivendo a info@bgates.it.

Quando lo fai:

• cancelliamo i dati della tua anagrafica, la tua Rubrica personale, le tue notifiche, le tue

preferenze di notifica e le tue iscrizioni alle notifiche push;

• sostituiamo il tuo numero con le sole ultime tre cifre negli Inviti che ti riguardano;
• revochiamo i Numeri abilitati che corrispondono al tuo numero: la cancellazione definitiva

avviene dopo i 30 giorni di riallineamento della Rubrica di bordo;

• anonimizziamo il tuo nome e il tuo numero nel Registro delle aperture: le righe restano

come eventi, senza di te;

• conserviamo i dati contabili e fiscali per i 10 anni dell'art. 2220 del Codice civile, e

le registrazioni delle accettazioni per 10 anni dalla fine del rapporto, perché sono la prova di ciò che hai accettato;

• bruciamo il tuo nome utente: non viene riassegnato a nessuno. Non è un dispetto, è una

misura di sicurezza — senza, un Account nuovo con lo stesso nome erediterebbe le sessioni del precedente.

Le tue copie restano nelle copie di sicurezza fino a 14 giorni (sezione 7).

Quello che resta non resta nascosto: è esattamente questo elenco, e la schermata che ti chiede conferma deve dire la stessa cosa. Se leggi a schermo una frase più forte di questa, segnalacela a info@bgates.it: è la frase a schermo a essere sbagliata, non questo documento.

10. Fine del rapporto e dismissione dell'Apparato

Alla cessazione dell'Abbonamento, il Cliente sceglie fra restituzione e cancellazione dei dati trattati per suo conto. I termini di quella scelta — 30 giorni per comunicarla, 15 giorni per mettere a disposizione l'esportazione, 30 giorni per la cancellazione, 14 giorni per la rotazione delle copie di sicurezza, 10 giorni per l'attestazione scritta — stanno nell'Accordo sul trattamento (/dpa), sezione «Fine del rapporto».

Quando un Apparato viene dismesso, rivenduto o cambia proprietario, la sua dismissione comprende: il ripristino di fabbrica con verifica che la Rubrica di bordo sia effettivamente vuota; la cancellazione dei file eventualmente scaricati dall'Apparato per assistenza; la revoca dei QR e dei collegamenti di attivazione; la disassociazione della SIM; e una traccia scritta di tutto questo.

11. Chiedere una cancellazione prima del termine

Puoi chiederci di cancellare dei dati prima della scadenza indicata in queste tabelle. Scrivi a info@bgates.it: ti rispondiamo entro un mese.

Che cosa possiamo fare, e che cosa no:

• possiamo cancellare prima i dati di cui siamo titolari, quando non abbiamo più una ragione

per tenerli;

• non possiamo cancellare i dati contabili e fiscali prima dei dieci anni: è un obbligo di

legge e non è nella nostra disponibilità;

• non possiamo decidere da soli sui dati del Varco (sezione 4), perché il titolare è il

Cliente: in quel caso giriamo la richiesta a lui senza ritardo e ti diciamo che l'abbiamo fatto. Se hai bisogno di sapere a chi è stata girata, chiedicelo;

• non possiamo cancellare selettivamente da una copia di sicurezza: aspettiamo la rotazione

dei 14 giorni.

Puoi anche opporti al trattamento fondato su un interesse legittimo (art. 21 GDPR). Se ti opponi, dobbiamo smettere a meno che non esistano motivi legittimi cogenti che prevalgono: la verifica la facciamo caso per caso e ti scriviamo com'è andata.

12. Un termine può essere sospeso, e diciamo quando

In tre casi un dato resta oltre il termine scritto nelle tabelle. Sono tre, sono questi, e non ce ne sono altri:

1. un obbligo di legge ci impone di conservarlo più a lungo;
2. una controversia in corso, giudiziale o stragiudiziale, riguarda proprio quel dato: in

quel caso lo conserviamo per il tempo della controversia e per il tempo dell'impugnazione, e nulla di più;

1. una richiesta di un'autorità ci chiede di conservarlo: la verifichiamo, la registriamo e

conserviamo solo ciò che ci viene chiesto.

Fuori da questi tre casi, un termine superato è un dato che non doveva più esserci.

13. Che cosa conservano i fornitori, e per quanto

Alcuni dati passano da fornitori che hanno propri termini di conservazione, sui quali non decidiamo noi. Li scriviamo qui perché fanno parte della risposta onesta alla domanda «per quanto restano i miei dati». L'elenco completo dei fornitori, con il ruolo e il paese, è nel documento Fornitori (/fornitori).

14. Che cosa non ha ancora un termine

Questa sezione esiste perché un documento sulla conservazione che tacesse i propri buchi sarebbe il più inutile dei documenti. Oggi restano senza una regola scritta:

• i file scaricati dall'Apparato per assistenza, depositati sul server di servizio

(sezione 4, ultima riga): il termine è 90 giorni, ma la cancellazione automatica di quei file non è ancora in funzione e oggi si esegue a mano alla chiusura dell'intervento;

• la casella di posta di servizio in ingresso, che oggi conserva indefinitamente i messaggi

ricevuti, compresi quelli non sollecitati inviati da terzi: il Servizio li legge per lavorarli, ma non li cancella e non li segna nemmeno come letti. Dal lato del fornitore di posta il termine è quello dichiarato nella sezione 13; dal nostro lato non c'è ancora alcun termine.

• il registro degli allarmi di sicurezza della macchina, che oggi non ha rotazione. Contiene

conteggi aggregati e non dati personali, ma cresce senza limite e va comunque governato;

• gli archivi delle aree di prova interne, che contengono dati d'esempio.

Per ognuno di questi punti la regola verrà scritta in questo documento, e il documento cambierà versione.

15. Modifiche a questa politica

Questa politica cambia quando cambia un termine o quando si chiude uno dei punti della sezione 14. Ogni versione ha un numero e una data di entrata in vigore, in fondo alla pagina.

Un chiarimento che vale solo per questo documento: un termine più lungo è sempre una modifica sostanziale, e non entra in vigore in silenzio. Un termine più breve entra in vigore subito, perché è a tuo favore e non c'è nulla da accettare.

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Versione 2026.09.22-1 — in vigore dal 22 settembre 2026. Quando cambiamo qualcosa di sostanziale — una finalità nuova, un fornitore nuovo, un termine di conservazione più lungo — pubblichiamo qui la nuova versione, con la sua data, e se hai un Account te lo comunichiamo via email. Questo documento non si accetta: si legge, e non ti chiediamo nessuna casella. Le correzioni di forma non cambiano la versione. Le versioni precedenti restano disponibili su richiesta a info@bgates.it.