Condizioni specifiche per Clienti e Amministratori

Queste Condizioni valgono per chi configura un Varco: chi decide quali Numeri abilitati aprono, in quali giorni e in quali fasce, chi approva le richieste che arrivano dai QR, chi consulta ed esporta il Registro delle aperture.

Chi fa queste cose esercita un potere sopra persone che, nella maggior parte dei casi, con Business Gates S.r.l. non hanno alcun rapporto e non l'hanno mai scelta. Le regole che seguono servono a rendere quel potere lecito, tracciabile e reversibile. Non sono raccomandazioni: sono obblighi contrattuali, e la loro violazione ha le conseguenze indicate al § 19.

Queste Condizioni riguardano il modello GT PRO 4G e il Servizio collegato. Non riguardano i modelli precedenti che funzionano a soli messaggi SMS, né il canale Bluetooth.

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1. A chi si rivolgono

Quando una stessa persona riveste più ruoli — per esempio un Installatore che è anche Cliente di un proprio Apparato — gli obblighi si sommano e si applicano a ciascun Varco per il ruolo con cui vi opera.

Se il Cliente è un condominio, Titolare è il condominio come ente di gestione; l'amministratore di condominio sottoscrive in sua rappresentanza e indica il nome del condominio nell'anagrafica.

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2. Come queste Condizioni si collocano fra gli altri documenti

Queste Condizioni si aggiungono ai Termini di utilizzo e non li sostituiscono. In caso di contrasto su ciò che riguarda l'amministrazione di un Varco, prevalgono queste Condizioni.

I documenti elencati sono richiamati per rinvio e formano parte integrante di queste Condizioni. Un fatto che vale per più documenti — per esempio la durata del Registro delle aperture — è scritto in un documento solo e gli altri lo richiamano: così non divergono.

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3. Ruoli nel trattamento dei dati personali

3.1 Il Cliente è Titolare di ciò che decide

Il Cliente è Titolare del trattamento (art. 4, punto 7, del Regolamento (UE) 2016/679) per:

• quali Numeri abilitati possono aprire il suo Varco, con quali giorni, quali fasce e quale

scadenza;

• il nome che viene associato a ciascun numero nell'elenco dei Numeri abilitati;
• l'approvazione o il rifiuto delle richieste che arrivano dai QR;
• l'uso che fa del Registro delle aperture del suo Varco, compresa l'esportazione;
• la Rubrica personale del proprio Account, quando la usa per finalità professionali.

La base giuridica di questi trattamenti è, di regola, il legittimo interesse del Cliente (art. 6, par. 1, lett. f): proteggere le persone e i beni che stanno oltre il Varco e gestire in modo ordinato chi entra. Non è il consenso, e non potrebbe esserlo: il consenso è dell'interessato (art. 4, punto 11) e nessuno può prestarlo per conto di un altro.

Il Cliente che si avvale del legittimo interesse deve poter dimostrare il bilanciamento fra il proprio interesse e i diritti delle persone abilitate. BGates fornisce a questo scopo le linee guida allegate all'Accordo sul trattamento; la valutazione resta del Cliente.

3.2 BGates è Responsabile per quei trattamenti

Per i trattamenti del § 3.1 Business Gates S.r.l. è Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento: conserva i numeri, li trasmette all'Apparato, recapita gli Inviti, tiene il Registro delle aperture per conto del Cliente. Le istruzioni documentate, le misure di sicurezza, i sub-responsabili, l'assistenza sui diritti degli interessati e le regole di cancellazione al termine del rapporto sono nell'Allegato A (§ 22), che è il documento Accordo sul trattamento dei dati (/dpa) nella sua versione in vigore.

3.3 Ciò di cui BGates è invece Titolare

Fuori da un elenco chiuso, BGates è Responsabile. Dentro quell'elenco è Titolare autonoma, con finalità proprie e responsabilità propria. L'elenco è riportato per esteso nell'Allegato A e comprende: la sicurezza del Servizio e la prevenzione degli abusi; i log tecnici dell'infrastruttura; la diagnostica di rete, compresa la posizione dell'Apparato ricavata dalla cella telefonica; l'assistenza prestata dagli Operatori BGates; gli adempimenti di legge, contabili e fiscali; la prova tecnica del recapito degli Inviti; il miglioramento del Servizio su dati pseudonimizzati; il registro delle azioni amministrative.

3.4 Non c'è contitolarità

BGates e il Cliente non sono contitolari. BGates decide finalità e mezzi della Piattaforma; il Cliente decide, dentro la Piattaforma, chi entra dal suo Varco e quando. Sono due determinazioni separate e sequenziali, non congiunte, e manca la complementarità necessaria richiesta dalle linee guida dell'EDPB 07/2020 sui concetti di titolare e responsabile.

3.5 Distributori e Installatori

Il Distributore e l'Installatore che inseriscono Numeri abilitati o creano Account per conto di un Cliente trattano quei dati per conto del Cliente e assumono verso di lui gli obblighi di queste Condizioni e dell'Allegato A. Per i dati dei propri clienti commerciali — anagrafica, offerte, assistenza propria — sono Titolari autonomi e rispondono in proprio.

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4. Liceità dell'inserimento dei numeri di terzi

È l'obbligo da cui dipendono tutti gli altri.

4.1 Il numero è una chiave. Quando un numero viene abilitato su un Varco, chi chiama da quel numero apre, senza altra verifica. Il numero viene inoltre scritto dentro l'Apparato, che si trova presso il Cliente, e ogni suo uso viene registrato.

4.2 Chi inserisce il numero dichiara e garantisce che:

1. ha un titolo per far entrare quella persona da quel Varco (§ 6);
2. il numero è quello della persona che intende abilitare, e non di un'altra;
3. ha informato quella persona prima o al più tardi al momento dell'abilitazione (§ 7);
4. quella persona è d'accordo a ricevere il messaggio di Invito sul numero indicato.

4.3 Il punto 4 non è un consenso al trattamento dei dati. Il trattamento non si fonda sul consenso e il consenso non va raccolto: la dichiarazione serve a un obbligo diverso, di natura contrattuale, che BGates ha verso il fornitore del canale di messaggistica, il quale ammette l'invio soltanto a chi ha fornito il proprio numero e ha prestato un'autorizzazione a essere contattato. Quell'autorizzazione può esistere solo presso il Cliente, perché è a lui che la persona ha dato il numero.

4.4 Che cosa non si può fare. Non si abilitano: numeri ottenuti da elenchi, liste o archivi altrui; numeri di persone con cui non esiste alcun rapporto che giustifichi l'accesso; numeri inseriti per verificare a chi appartengono o per sapere se sono attivi. Non si usa il Servizio per abilitare una persona a sua insaputa allo scopo di sorvegliarne gli spostamenti.

4.5 Che cosa non si può contrattare via. Il Servizio, oggi, consente l'abilitazione di un numero senza verificarne la titolarità. Questa è una caratteristica del sistema, e per essa risponde BGates ai sensi degli artt. 25 e 32 del Regolamento. Nessuna dichiarazione del Cliente sposta quella responsabilità: le garanzie del § 4.2 riguardano la scelta della persona e l'informazione, non il modo in cui il sistema è progettato.

Come funziona oggi l'abilitazione. L'abilitazione è immediata: il numero apre dal momento in cui viene abilitato, e l'Invito viene inviato contestualmente. L'apertura dell'Invito non è una condizione dell'abilitazione, e l'abilitazione non decade da sola se l'Invito non viene mai aperto. Se il numero non viene mai usato, il Cliente è tenuto a revocarlo.

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5. Correttezza e aggiornamento dei dati

Chi amministra un Varco tratta dati di persone che non controllano né possono correggere ciò che di loro è scritto nel Servizio. Da qui gli obblighi seguenti (art. 5, par. 1, lett. d, del Regolamento).

1. Numeri corretti. Il numero si verifica prima di salvarlo. Un numero digitato male abilita

uno sconosciuto e, nel Registro delle aperture, le sue aperture compaiono con il nome della persona che si intendeva abilitare.

1. Nomi veri e sobri. Il nome associato al numero serve a riconoscere la persona, non a

descriverla. Non vi si scrivono valutazioni, qualifiche non necessarie, informazioni sulla salute o sulla vita privata: quel campo è visibile a chiunque amministri il Varco e finisce nelle righe del Registro.

1. Fasce e scadenze reali. Giorni, fasce orarie e data di scadenza si impostano su ciò che

serve davvero. Abilitare sette giorni su sette senza limite di data, quando l'accesso serve in orario di lavoro, è un trattamento eccedente.

1. Scadenza predefinita. Ogni abilitazione dovrebbe avere una data di fine. Un numero di

cellulare può essere riassegnato dall'operatore telefonico a un'altra persona: se resta abilitato, apre lei, e nel Registro comparirà il nome di chi non c'entra più.

1. Riconferma periodica. I numeri fermi da lungo tempo vanno riesaminati e riconfermati o

revocati.

1. Correzioni. Quando una persona abilitata chiede di correggere il nome o il numero che la

riguarda, la correzione la fa il Cliente: BGates non modifica quei campi al posto suo e si limita a inoltrare la richiesta.

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6. Il titolo per amministrare gli accessi di quel Varco

Chi configura un Varco dichiara di avervi titolo. Il titolo non si presume: dipende dal rapporto con il luogo.

6.1 Proprietario o avente diritto

Il Cliente dichiara di essere proprietario del Varco e dell'impianto, oppure di avere dal proprietario o dall'avente diritto un titolo idoneo a decidere chi vi accede. La dichiarazione è resa anche al momento dell'attivazione dell'Apparato e vale per tutta la durata del rapporto.

6.2 Condominio

Quando il Varco è condominiale valgono tre regole ulteriori:

1. decide il condominio, nelle forme previste per le decisioni condominiali; l'amministratore

agisce in esecuzione di quelle decisioni;

1. il Registro delle aperture non è consultabile da tutti i condòmini. L'accesso va limitato

a chi amministra, e non diventa un elenco dei rientri dei vicini a disposizione di chiunque abiti nell'edificio;

1. l'informazione va data anche in forma collettiva, con un avviso affisso dove i condòmini

lo leggono, oltre che alle singole persone abilitate.

6.3 Luoghi di lavoro

Se il Varco dà accesso a un luogo di lavoro, il Cliente lo dichiara e si obbliga a quanto segue.

• Informazione preventiva ai lavoratori. L'art. 4, comma 3, della legge 20 maggio 1970,

n. 300 (come riscritto dall'art. 23 del d.lgs. 14 settembre 2015, n. 151) consente di utilizzare le informazioni raccolte a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro solo se al lavoratore è stata data adeguata informazione sulle modalità d'uso dello strumento e sulle modalità di effettuazione dei controlli, e nel rispetto della disciplina sulla protezione dei dati. L'informazione è preventiva, scritta e comprensibile.

• L'esenzione del comma 2 copre l'installazione, non l'uso. Il comma 2 esclude dalla

procedura di garanzia gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze, ma non tocca il comma 3.

• E copre lo strumento finché resta tale. Un sistema che registra chi apre e a che ora, con

conservazione prolungata, esportazione dei dati e incrocio con le fasce orarie, può eccedere la registrazione degli accessi e ricadere nel comma 1 dell'art. 4, che richiede l'accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, l'autorizzazione dell'Ispettorato territoriale del lavoro. Il Cliente verifica se nel proprio caso quella procedura sia necessaria e, se lo è, la esperisce prima di usare il Registro delle aperture per fini connessi al rapporto di lavoro.

• Nessun uso disciplinare fuori dai presupposti. Il Registro delle aperture non si usa per

la contestazione di addebiti disciplinari fuori dai presupposti di legge, né per ricostruire la presenza o la puntualità dei lavoratori.

• Avviso all'ingresso. Presso il Varco va esposto un avviso leggibile che dica che gli

accessi vengono registrati, chi è il Titolare e dove si trova l'informativa.

Una precisazione che evita un allarme inutile. La posizione dell'Apparato ricavata dalla cella telefonica non è geolocalizzazione dei lavoratori: l'Apparato è fisso e quel dato serve alla diagnostica di rete. Il Cliente può chiederne la disattivazione scrivendo a info@bgates.it.

Così è progettato, e non è ancora in linea al 22 settembre 2026: un interruttore che spenga la registrazione nominativa delle aperture su un singolo Apparato, lasciando solo l'evento.

6.4 Ospitalità e locazioni brevi

Chi usa il Servizio per dare accesso a ospiti paganti — strutture ricettive, locazioni brevi, spazi dati in uso temporaneo — si obbliga a:

1. abilitare il numero dell'ospite per il solo periodo del soggiorno, con data di inizio e

di fine;

1. revocare l'abilitazione alla partenza, senza attendere la scadenza automatica;
2. informare l'ospite prima dell'arrivo che il suo numero diventerà una chiave e che le

aperture vengono registrate, consegnandogli il testo del § 7;

1. non usare il Registro delle aperture per ricostruire le abitudini, gli orari o le frequenze

degli ospiti;

1. rispettare gli obblighi propri dell'attività ricettiva o locativa che esercita, che queste

Condizioni non sostituiscono.

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7. Informare le persone che vengono abilitate

7.1 L'obbligo

Le persone i cui numeri vengono abilitati non hanno dato quel numero a BGates: lo hanno dato, semmai, al Cliente. Verso di loro il Cliente è Titolare e deve fornire le informazioni previste dall'art. 14 del Regolamento, al più tardi al momento della prima comunicazione rivolta all'interessato (art. 14, par. 3, lett. b) e comunque prima che il numero venga comunicato ad altri destinatari (lett. c). Nel Servizio, il numero viene comunicato all'Apparato, e — quando l'Invito viaggia su WhatsApp — al fornitore del canale: l'informazione non può arrivare dopo.

7.2 Il testo lo fornisce BGates

Il Cliente non deve scrivere nulla. BGates mette a disposizione il documento Informativa per chi è stato abilitato ad aprire un varco (/informativa-utilizzatori), che dice chi ha dato il numero, chi decide, che cosa resta scritto quando si apre, per quanto, e come opporsi.

Quel testo viene consegnato in tre modi, automaticamente:

Il Cliente che abilita una persona senza farle recapitare un Invito — per esempio scrivendo il numero direttamente nella Rubrica di bordo dell'Apparato — deve consegnarle il testo con i propri mezzi, entro un mese dall'ottenimento del numero (art. 14, par. 3, lett. a). In quel caso BGates non conosce quella persona e non può informarla al posto suo.

7.3 La dichiarazione «ho informato la persona»

Chi abilita il numero di un'altra persona dichiara, nel momento in cui lo salva: «Ho informato la persona e ha accettato di ricevere il messaggio.» È una dichiarazione dovuta per contratto, qualunque sia il modo in cui il Servizio la raccoglie.

Così è progettato, e non è ancora in linea al 22 settembre 2026: prima di salvare il numero di un'altra persona il Servizio mostrerà un avviso e chiederà la dichiarazione «Ho informato la persona e ha accettato di ricevere il messaggio», registrandola con la versione del documento, l'identità di chi la rende, la data, l'ora e l'indirizzo IP, e producendo una riga nel registro delle azioni amministrative. Fino a quella data la dichiarazione è un obbligo contrattuale del Cliente e non è raccolta dal Servizio, e la garanzia del § 18.1 resta dovuta per contratto.

Tre cose vanno capite di quella dichiarazione.

1. Non è un consenso al trattamento dei dati della persona abilitata, e non lo diventa.
2. È una dichiarazione del Cliente a BGates: attesta che un obbligo suo è stato adempiuto e

costituisce prova di quella dichiarazione, non dell'adempimento.

1. Non trasferisce a BGates alcun obbligo e non ne libera alcuno: in particolare, non incide

sulla responsabilità di BGates per il modo in cui il sistema è progettato (§ 4.5).

Dichiarare il falso in quel punto è una violazione di queste Condizioni e fonda la garanzia del § 18.

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8. Uso corretto dei QR

8.1 I due QR di cui risponde chi amministra

Il QR di attivazione stampato sull'etichetta dell'Apparato è un terzo oggetto, serve a mettere l'Apparato in servizio la prima volta, non abilita nessuno ad aprire e non è trattato qui.

8.2 La ripartizione delle responsabilità

BGates risponde di casualità, revocabilità, unicità d'uso, registrazione dell'uso e di ciò che il codice rivela — e, dove una scadenza è dichiarata, del suo rispetto. Il Cliente risponde di dove il QR è esposto, a chi è consegnato e di quanto tempo lascia passare prima di revocarlo.

8.3 Gli obblighi di chi amministra

1. Un QR affisso è pubblico per destinazione. Si fotografa, si inoltra, si stampa. Nessuna

misura tecnica lo impedisce e queste Condizioni non promettono il contrario: una copia fotografata vale quanto l'originale.

1. Il QR permanente si appende dove ha senso: presso il Varco che amministra, non in luoghi

dai quali il codice raggiunge persone che non hanno nulla a che fare con quell'accesso.

1. I QR monouso si consegnano a una persona determinata: non si affiggono, non si

diffondono e non si inoltrano a gruppi. Un QR monouso non ha una scadenza a tempo: vale per una sola scansione, e resta valido finché non viene usato o finché non lo si revoca. Per questo, se la persona non lo usa, il QR va revocato.

1. Si revocano appena il motivo per cui erano stati generati viene meno, dalla propria area,

senza passare dall'assistenza.

1. Le richieste che arrivano dal QR vanno esaminate una per una. Il numero indicato è

autodichiarato e non verificato: una persona può indicare il numero di un'altra. Approvare una richiesta significa consegnare una chiave del Varco a chi ha compilato un modulo.

1. Chi stampa volantini o tagliandi porta fuori dal Servizio una copia: il materiale

stampato va custodito e distrutto quando non serve più. Così è progettato: ogni stampa lascerà traccia nel registro delle azioni amministrative.

1. L'indirizzo IP di chi compila il modulo viene registrato da BGates per difendere un

modulo pubblico dagli abusi, e cancellato insieme alla richiesta. Su quel dato BGates è Titolare autonoma; il Cliente non lo vede e non ne dispone.

Al 22 settembre 2026 la generazione dei QR di un Varco è riservata agli Operatori BGates: il Cliente la richiede all'assistenza. La revoca, invece, è già nella sua area.

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9. Gestione e revoca tempestiva

Quando una persona non deve più entrare, il suo numero si revoca lo stesso giorno. È l'obbligo più importante di queste Condizioni, e vale in tutti i casi in cui il rapporto che giustificava l'accesso finisce: un collaboratore che lascia l'azienda, un inquilino che se ne va, un condòmino che vende, un ospite che parte, un fornitore il cui contratto scade.

In particolare:

1. la revoca è un gesto del Cliente, disponibile nella sua area, e non richiede l'intervento

dell'assistenza;

1. il furto o lo smarrimento di un telefono abilitato va gestito con una revoca immediata,

appena se ne ha notizia;

1. la revoca ha effetto anche sull'Apparato: il numero viene tolto dalla Rubrica di bordo.

Fino a quando l'Apparato non ha recepito la revoca, la riga resta nel Servizio per consentire la riconciliazione; il termine entro cui il dato viene poi cancellato è nella Politica di conservazione;

1. la revoca va verificata. Dopo la revoca, il Cliente controlla che il numero non compaia

più fra i Numeri abilitati dell'Apparato, e segnala a info@bgates.it ogni discrepanza;

1. alla dismissione, rivendita o cambio di proprietario dell'Apparato si esegue la procedura

descritta nelle Regole di sicurezza dell'account: cancellazione della configurazione e della Rubrica di bordo, verifica che la Rubrica di bordo sia vuota e richiesta di cancellazione dello storico.

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10. Credenziali

1. L'Account è personale e non cedibile. Non si condividono credenziali, nemmeno all'interno

della stessa azienda o dello stesso condominio: chi condivide rende impossibile attribuire le aperture a chi le ha fatte.

1. Una persona, un Account. Chi ha più collaboratori che devono amministrare un Varco chiede

un Account per ciascuno.

1. Chi crea l'Account di un'altra persona deve averla informata: l'informativa viene allegata

al messaggio di invito.

1. Gli Account di chi non lavora più per il Cliente vanno disattivati contestualmente alla

cessazione del rapporto.

1. Le credenziali non si scrivono nei campi descrittivi, nelle note, o nei messaggi di

assistenza.

1. Compromissioni e sospetti si segnalano senza ritardo a info@bgates.it, indicando

«sicurezza» nell'oggetto.

Così è progettato, e non è ancora in linea al 22 settembre 2026: l'autenticazione a più fattori e il blocco dell'Account dopo un numero definito di tentativi falliti. Finché non sono in linea, queste Condizioni non affermano che l'accesso al Servizio sia protetto da un secondo fattore.

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11. Configurazione dell'Apparato e password di fabbrica

1. La password dell'Apparato va cambiata alla consegna. L'Apparato esce di fabbrica con una

password numerica predefinita, che è la stessa per tutti e che è nota. Chiunque la conosca e raggiunga l'Apparato può leggerne e modificarne la configurazione e la Rubrica di bordo. Il cambio è un passo bloccante del collaudo ed è obbligo del Cliente o dell'Installatore che consegna l'impianto.

1. La password nuova non si condivide e non si lascia nei documenti di consegna.
2. La configurazione si verifica dopo ogni modifica. Le impostazioni di giorni, fasce,

durata dell'impulso e modalità di funzionamento vanno riesaminate dopo ogni intervento, compresi quelli eseguiti dal Distributore o dall'Installatore.

1. Le impostazioni predefinite non sono una scelta. Quando il Servizio propone un valore

predefinito — per esempio l'abilitazione per tutti i giorni della settimana — sta proponendo, non decidendo: la scelta, e la responsabilità della scelta, restano di chi configura.

1. Il download dei registri dell'Apparato e la lettura della Rubrica di bordo sono operazioni

che estraggono dati personali: si eseguono solo quando servono e lasciano traccia.

Così è progettato, e non è ancora in linea al 22 settembre 2026: l'obbligo di cambiare la password alla prima accensione imposto dall'Apparato, e la rimozione della password predefinita dalla copertina del manuale.

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12. Installazione, sicurezza del Varco e limiti del Servizio

BGates non progetta, non produce e non installa l'automazione del Varco. La conformità dell'automazione e dei suoi dispositivi di sicurezza resta di chi la produce e di chi la installa. Il Servizio BGates invia un impulso di comando: non sostituisce i dispositivi di sicurezza dell'automazione e non ne verifica il funzionamento.

Di conseguenza:

1. la messa a norma dell'automazione compete all'Installatore e al costruttore del Varco, ai

quali si applicano le norme tecniche sui cancelli e sulle porte motorizzate — in particolare la EN 12453 sulla sicurezza d'uso delle porte motorizzate e la EN 13241 — e, a decorrere dal 14 gennaio 2027, il regolamento (UE) 2023/1230 sulle macchine;

1. il Cliente mantiene in efficienza l'automazione, i dispositivi di sicurezza e la

manutenzione periodica, o li affida a chi ne ha il contratto;

1. il comando a distanza non si usa quando il Varco non è in vista, se l'automazione non è

dotata dei dispositivi che rendono sicura la manovra senza la presenza di chi comanda;

1. chi installa dichiara al Cliente ciò che ha installato e ciò che non ha installato, in

particolare l'assenza di gruppi di continuità o di dispositivi di sicurezza che il Cliente potrebbe dare per presenti.

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13. Accesso alternativo di emergenza

Il Servizio non è un sistema di sicurezza né un sistema di emergenza. L'apertura da remoto richiede la copertura della rete mobile, il funzionamento della SIM e l'alimentazione elettrica dell'impianto: nessuno di questi tre elementi è sempre disponibile.

Chi amministra un Varco mantiene un mezzo alternativo per aprirlo — una chiave, un telecomando, uno sblocco manuale — e fa in modo che sia accessibile a chi ne ha bisogno. Questo non è un esonero di responsabilità: è la descrizione di che cosa il Servizio fa e di che cosa non fa.

Se il Servizio viene sospeso ai sensi del § 19, il Varco resta apribile con i mezzi fisici del Cliente: la sospensione riguarda il comando a distanza, non l'accesso al luogo.

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14. Responsabilità per gli Utilizzatori abilitati

Chi abilita una persona risponde verso BGates delle conseguenze di quella scelta, e in particolare:

1. dell'uso che quella persona fa dell'apertura che le è stata concessa;
2. della mancata revoca quando il rapporto che la giustificava è finito;
3. delle abilitazioni concesse a soggetti che non hanno titolo ad accedere al luogo;
4. delle istruzioni date ai propri collaboratori, ai Distributori e agli Installatori che

operano sul Varco per suo conto, che rispondono a lui.

Il Cliente informa le persone abilitate delle regole d'uso che le riguardano, contenute nelle Regole di utilizzo consentito e nelle Regole di sicurezza dell'account.

Resta fermo che ogni parte risponde dei propri fatti: il Cliente non risponde di ciò che dipende dalla progettazione, dalla conduzione o dalla sicurezza della Piattaforma, che restano di BGates.

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15. Registro delle aperture: per quanto resta, e che cosa comporta esportarlo

Per quanto resta. Il Registro delle aperture è consultabile con nome e numero per 12 mesi dall'evento. Dopo, il nome viene tolto e del numero restano le sole ultime tre cifre: resta l'evento, non resta la persona. La riga tecnica così ridotta viene cancellata a 24 mesi. Il numero di chi chiama senza essere abilitato è mascherato da subito a schermo e cancellato per esteso dopo 30 giorni. Sono gli stessi termini della Politica di conservazione (/conservazione), che è la fonte unica: il Cliente può chiedere per il proprio Varco termini più brevi, non più lunghi.

Esportazione. Il Servizio consente di esportare il Registro delle aperture in un file.

1. Il file contiene chi ha aperto e quando. Esportarlo significa portare dati personali

fuori dal Servizio e fuori dalle misure di sicurezza che il Servizio applica.

1. Da quel momento risponde chi ha esportato: della custodia del file, di dove viene

salvato, di a chi viene inviato, di quanto a lungo viene conservato e della sua cancellazione quando non serve più.

1. L'esportazione si fa per uno scopo determinato — una contestazione, una verifica, una

richiesta di un'autorità — e non come copia di comodo.

1. Il file non si inoltra a chi non ha titolo a vederlo. Nel condominio, in particolare, un

elenco di chi è entrato e quando non si affigge, non si allega ai verbali e non si distribuisce ai condòmini.

1. L'esportazione lascia traccia nel registro delle azioni amministrative: chi l'ha fatta,

quando, su quale Apparato.

1. **I termini di conservazione del Registro dentro il Servizio non si applicano alla copia

esportata.** Cancellare i dati nel Servizio non cancella il file: quello lo cancella chi lo ha.

Così è progettato, e non è ancora in linea al 22 settembre 2026: la registrazione dell'esportazione lato server. Oggi il file viene composto dal programma che gira nel browser e l'operazione non lascia traccia.

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16. Obblighi ulteriori di Distributori e Installatori

Oltre a quanto precede, il Distributore e l'Installatore:

1. operano solo sui Varchi per i quali hanno ricevuto un incarico dal Cliente e solo nei

limiti di quell'incarico;

1. non usano per finalità proprie i dati dei Clienti e delle persone abilitate a cui accedono

nell'esercizio dell'incarico, compresi i numeri della Rubrica di bordo e il Registro delle aperture;

1. consegnano al Cliente, alla fine dell'installazione: la password dell'Apparato modificata,

l'elenco dei numeri abilitati inseriti, l'indicazione di che cosa è stato installato e di che cosa no, e il testo dell'informativa da consegnare alle persone abilitate;

1. informano le persone i cui numeri inseriscono, o si accertano che lo abbia fatto il

Cliente, e ne rispondono verso BGates;

1. non conservano credenziali dei Clienti e non usano l'Account di un Cliente per operare al

posto suo;

1. segnalano al Cliente e a BGates ogni configurazione che appaia eccedente o non voluta, in

particolare le abilitazioni senza scadenza;

1. quando trattano i dati dei propri clienti commerciali per finalità proprie operano come

Titolari autonomi e forniscono loro la propria informativa.

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17. Che cosa fa BGates

Perché gli obblighi di chi amministra siano esigibili, BGates si obbliga a:

1. rendere possibile la revoca in un gesto, dalla propria area, senza passare

dall'assistenza;

1. mostrare a chi amministra chi ha usato quale QR e quando, e quali numeri sono abilitati su

ciascun Apparato;

1. fornire e tenere aggiornato il testo dell'informativa da consegnare alle persone abilitate,

e recapitarlo automaticamente nei tre modi del § 7.2;

1. consegnare al Cliente copia dei dati che lo riguardano, anche alla cessazione del rapporto,

entro 15 giorni dalla richiesta — lo stesso termine dell'Allegato A e della Politica di conservazione —, fatti salvi i dati che BGates deve conservare per obblighi di legge;

1. registrare le azioni dei propri Operatori sui dati dei Clienti — fra cui la lettura delle

rubriche, il download dei registri dell'Apparato, l'esportazione del Registro delle aperture, la stampa dei QR e la lettura della corrispondenza di assistenza — e conservarne la traccia per 24 mesi;

1. designare per iscritto gli Operatori che possono accedere a quei dati, ai sensi dell'art.

2-quaterdecies del Codice privacy, con l'elenco puntuale delle operazioni ammesse;

1. assistere il Cliente nelle richieste delle persone abilitate e nelle notifiche di

violazione, nei modi dell'Allegato A;

1. avvisare il Cliente dei cambiamenti che lo riguardano, nei modi del § 20.

Questi obblighi non attribuiscono a BGates il potere di decidere chi accede a un Varco: quella decisione resta del Cliente, sempre.

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18. Garanzie e manleva

18.1 Che cosa il Cliente garantisce

Il Cliente, e chiunque amministri un Varco, garantisce a BGates:

1. di avere titolo ad amministrare gli accessi di quel Varco (§ 6);
2. di aver informato le persone i cui numeri inserisce, nei modi del § 7;
3. che quelle persone sono d'accordo a ricevere il messaggio di Invito sul numero indicato

(§ 4.2, punto 4);

1. di rispettare le norme applicabili al proprio contesto, in particolare quelle in materia

di condominio, di lavoro e di attività ricettiva o locativa;

1. che i dati che inserisce sono esatti e aggiornati.

18.2 La manleva, e i suoi limiti

Il Cliente tiene indenne BGates dalle pretese avanzate da terzi che derivino, in via diretta e immediata, dalla violazione delle garanzie del § 18.1, e in particolare dalle pretese della persona il cui numero è stato abilitato per il solo fatto di non essere stata informata.

La manleva ha limiti precisi, che valgono anche se le parti volessero pattuire diversamente:

1. non copre gli illeciti di BGates in materia di protezione dei dati personali. La

protezione dei dati personali è materia di ordine pubblico e l'art. 1229, comma 2, del codice civile rende nullo ogni patto che limiti preventivamente la responsabilità per violazione di obblighi che ne derivano;

1. non copre le conseguenze di difetti di progettazione della Piattaforma, compresa l'assenza

di verifica sulla titolarità dei numeri (§ 4.5);

1. non copre il dolo né la colpa grave di BGates (art. 1229, comma 1, del codice civile);
2. non si applica per la parte in cui la pretesa deriva da un fatto di BGates o di un suo

fornitore;

1. non incide sulle responsabilità che ciascuna parte ha direttamente verso le persone

interessate e verso le autorità di controllo, che restano regolate dalla legge.

Ciascuna parte informa l'altra senza ritardo della pretesa ricevuta, coopera alla difesa e non definisce la controversia in modo che pregiudichi l'altra senza il suo accordo scritto.

18.3 Limitazioni di responsabilità

Le limitazioni di responsabilità di BGates, il loro perimetro e i casi in cui la legge non ne consente alcuna — dolo, colpa grave, danni alla persona, norme imperative, responsabilità per prodotto difettoso, diritti imperativi del consumatore — sono nel documento Limitazioni di responsabilità (/responsabilita). Qui non si ripetono e nulla di quanto precede le amplia.

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19. Violazioni, sospensione e risoluzione

1. Segnalazione e termine. Quando BGates rileva una violazione di queste Condizioni, la

segnala per iscritto e assegna un termine per porvi rimedio, non inferiore a 15 giorni, salvo i casi del punto 3.

1. Proporzionalità. La reazione è proporzionata alla violazione: una configurazione eccedente

si corregge, non giustifica la disattivazione di un Varco.

1. Sospensione immediata. BGates può sospendere il Servizio senza preavviso solo quando la

prosecuzione esporrebbe persone a un rischio concreto o violerebbe la legge: abilitazioni ottenute con dichiarazioni false sul titolo ad amministrare il Varco, uso del Registro delle aperture per sorvegliare persone, compromissione dell'Account, ordine di un'autorità.

1. Che cosa la sospensione non fa. La comunicazione di sospensione indica il motivo, ciò che

occorre per farla cessare e ricorda che il Varco resta apribile con i mezzi fisici del Cliente (§ 13).

1. Risoluzione. Il persistere della violazione dopo il termine del punto 1 consente a BGates

di risolvere il rapporto. Restano fermi il diritto del Cliente a ottenere copia dei propri dati (§ 17, punto 4) e gli obblighi di cancellazione dell'Allegato A.

1. Verso il Cliente consumatore la sospensione richiede sempre il preavviso del punto 1,

salvo il punto 3, e non priva il consumatore dei diritti che la legge gli riconosce in modo imperativo.

1. Recesso di BGates dai rapporti a tempo indeterminato con Clienti professionali: con

preavviso di 30 giorni, simmetrico a quello riconosciuto alla controparte.

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20. Durata, modifiche, legge applicabile e foro

1. Durata. Queste Condizioni valgono finché il Cliente amministra almeno un Varco attraverso

il Servizio. Gli obblighi che per loro natura sopravvivono — riservatezza, garanzie, manleva, obblighi dell'Allegato A sulla restituzione e cancellazione dei dati — restano efficaci dopo la cessazione.

1. Modifiche. Le modifiche si comunicano nei modi indicati in fondo a questo documento.

Quando la modifica incide negativamente sull'uso del Servizio, il Cliente consumatore può recedere gratuitamente entro 30 giorni dalla comunicazione.

1. Legge applicabile. Legge italiana. Verso il Cliente consumatore restano ferme le

disposizioni imperative e più favorevoli della legge del paese in cui risiede.

1. Foro. Per le controversie con Clienti professionali, foro esclusivo di Milano,

soggetto all'approvazione specifica del § 21. Per le controversie con il Cliente consumatore è competente il giudice del luogo di residenza o domicilio elettivo del consumatore, e una clausola di foro diversa non è vincolante (artt. 33 e 36 del Codice del consumo).

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21. Clausole che richiedono approvazione specifica

Alcune clausole di queste Condizioni rientrano fra quelle che l'art. 1341, comma 2, del codice civile considera efficaci soltanto se specificamente approvate per iscritto:

Come si raccoglie l'approvazione. Verso i Clienti professionali, i Distributori e gli Installatori l'approvazione specifica si raccoglie con una casella distinta da quella con cui si accettano queste Condizioni — «Approvo specificamente le clausole…», con l'elenco qui sopra —, nel gate della dashboard e dell'app. Le due caselle sono separate e nessuna è preselezionata. Del percorso si conservano: il documento e la sua versione, l'elenco delle clausole approvate, la data e l'ora, l'indirizzo IP e il browser usato.

Verso il Cliente consumatore queste clausole non si applicano nella parte in cui la legge le considera vessatorie, e l'approvazione specifica non le renderebbe valide: la tabella di cui sopra vale per i soli Clienti professionali.

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22. Allegato A — Accordo sul trattamento dei dati

L'Allegato A a queste Condizioni è il documento «Accordo sul trattamento dei dati» (/dpa), nella versione in vigore alla data di accettazione. Accettando queste Condizioni, il Cliente accetta integralmente quell'Accordo, che vale come contratto fra Titolare e Responsabile ai sensi dell'art. 28, par. 3, del Regolamento (UE) 2016/679. In caso di contrasto fra queste Condizioni e l'Allegato A su ciò che riguarda il trattamento dei dati personali, prevale l'Allegato A.

L'Accordo disciplina, per esteso:

L'elenco dei fornitori (/fornitori), con il ruolo, il paese e la base del trasferimento fuori dallo Spazio economico europeo di ciascuno, è parte dell'Accordo per richiamo. I fornitori che oggi trattano dati per conto di BGates nel perimetro di queste Condizioni comprendono, fra gli altri, netcup GmbH (Germania, hosting), Meta Platforms Ireland Ltd (Irlanda, con trasferimenti a valle negli Stati Uniti, recapito degli Inviti su WhatsApp), Commify Italia S.r.l., marchio Skebby (Italia, SMS di ripiego), Aruba S.p.A. (Italia, posta elettronica), Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda e Stati Uniti, pagamenti) e Vodafone (connettività delle SIM).

L'Accordo sul trattamento in vigore alla data di accettazione è consultabile su /dpa e porta la stessa versione di queste Condizioni: alla data odierna, 2026.09.22-1. Quando cambia l'Accordo cambia anche la versione di queste Condizioni, e l'accettazione viene chiesta di nuovo nei casi indicati qui sotto.

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Se cambiamo queste Condizioni

Le Condizioni cambiano quando cambia il Servizio, quando cambia un obbligo di legge o quando correggiamo qualcosa che non era scritto bene. Ogni versione ha un numero e una data di entrata in vigore, qui sotto. Quando la modifica è sostanziale la comunichiamo per email a chi ha un Account e chiediamo una nuova accettazione al primo accesso; quando correggiamo una virgola, no. Le clausole del § 21 che dovessero cambiare richiedono una nuova approvazione specifica.

Versione 2026.09.22-1 — in vigore dal 22 settembre 2026. Quando cambiamo qualcosa di sostanziale — una finalità nuova, un fornitore nuovo, un termine di conservazione più lungo, una clausola che ti riguarda — te lo comunichiamo via email e ti chiediamo di accettare la nuova versione al primo accesso. Le correzioni di forma non cambiano la versione. Le versioni precedenti restano disponibili su richiesta a info@bgates.it.